Jaarwerking
Klein woordje uitleg

VTK is er voor alle studenten aan onze faculteit, maar sommigen onder jullie hebben misschien wel behoefte om eens iets te doen met enkel de mensen van hun jaar of richting. Schiet daarom gerust uit je sloffen en neem de rest van je jaar op sleeptouw. Hoe moet je dat doen? Wel je zoekt een paar gemotiveerde mensen uit je jaar of richting en denk eens na welke toffe dingen je zoal zou kunnen doen. Er zijn vele opties: een fakfeestje, een etentje in het Theokot, een sportactiviteit, een cantus,... VTK is altijd al bereid geweest om dergelijke dingen te ondersteunen, want het helpt jullie wat sfeer in de groep te brengen en alle mensen van je richting te leren kennen. Een pdf-versie kan je hier verkrijgen.

Mattias (vicevtk.be)

Ondersteuning
Mailinglijst

Stap 1 is dus een feestcomité samenstellen. Als dat gebeurd is, kun je bij VTK een mailinglijst aanvragen met de mensen uit dat comité (bijvoorbeeld mech2013feest@vtk.be). Altijd handig om snel naar iedereen een mail te kunnen sturen en de mensen van je richting te laten inschrijven op een van jullie activiteiten.

Website

Jullie kunnen met jullie jaar een eigen website in elkaar steken en on-line zwieren via VTK. Wat je er precies mee doet laten we volledig aan jullie eigen creativiteit over. Je kan alvast enkele voorbeelden bekijken:

Voor de technische details neem je best contact op met de de mensen van IT.

Logistiek

Stap 2 is het effectief organiseren van een activiteit. Hiervoor kun je beroep doen op de mensen van logistiek. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een installatie nodig hebt, een lokaal moet reserveren, iets moet halen met de kar of als je dingen als lichtsnoeren, bekertjes en dergelijke nodig hebt. VTK heeft daar namelijk een groot aantal van en die zijn goedkoper dan in de winkel.

Telefoon en kopies

VTK stelt ook de telefoon en het kopieeraparatus op het secretariaat ter jullie beschikking. Als jaarwerking krijgt u gratis ende voor niets 200 kopies en 100 telefooneenheden.
Voor kopies heb je wel een kopiecode nodig. Om die te krijgen moet je een mailtje sturen naar secretarisvtk.be. Misschien een kleine opmerking: die kopies zijn enkel gratis als ze dienen voor een activiteit van je jaar of riching. Het is dus niet de bedoeling om cursussen te komen kopiëren, want daarvoor moet je helaas wel betalen.
Als je de telefoon gebruikt moet je wel de begin- en eindstand van de teller noteren op het blad boven de telefoon, met daarnaast het aantal eenheden en je richting.

Financieel

En dan komt nu het deel waar jullie het meest in geïnteresseerd zijn: VTK geeft subsidies voor activiteiten met je jaar. Die subsidies kan je bekomen door een mailtje te sturen naar ondergetekende. Er zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden. Ten eerste moet iedereen van je jaar of richting uitgenodigd zijn. Daarvoor stuur je een mail naar je jaar of richting en zet je ondergetekende in CC. De grootte van de subsidies hangt af van het aantal inschrijvingen en van de aard van de activiteit met een maximum van 100 euro. Bovendien moet je ook aan alle ingeschrevenen laten weten dat je subsidies hebt ontvangen. Dat doe je wederom met een mail en ondergetekende in CC. Dit lijkt misschien allemaal wat overdreven, maar deze regels zijn er gewoon om alle misverstanden uit te sluiten.

Om uiteindelijk een subsidie te krijgen, moeten jullie wel een gedetailleerd budget inleveren. Daarin worden alle kosten en inkomsten geschat. Aan de hand van dit budget wordt dan beslist hoeveel geld jullie krijgen. Nog belangrijker is dat VTK graag borg staat voor jullie activiteit. Dit wil zeggen dat alle contracten getekend worden door iemand van VTK. Zo ben je niet zelf aansprakelijk als er iets mis zou gaan. Dit is geen vorm van overdreven controle, maar eerder een manier om jullie voor catastrofes te behoeden. Het zal je maar overkomen dat er iets gebeurt tijdens je feestje waardoor er iemand gewond raakt. Als men jou dan verantwoordelijk stelt, weet je meteen waarvoor je de eerste jaren zal werken... Daarom dus stelt VTK zich aansprakelijk voor jullie activiteit op voorwaarde dat wij een mooi budget krijgen van jullie. Om jullie even gerust te stellen, we zijn heus niet zo onwillig als deze regeling laat vermoeden!
Standaard VTK budgetten vind je hier: Standaard budget en Standaard fakbudget

Jullie kunnen zelf ook wat geld verzamelen uiteraard. Op bijvoorbeeld de volgende manieren:

  • Broodjes te verkopen op maandag in het Theokot. Voor die kleine moeite krijgen jullie maar liefst 60 euro op jullie jaarrekening. Het enige wat jullie daarvoor moeten doen, is een mailtje sturen naar Theokot en een maandag reserveren.
  • Ook een fakfeestje organiseren blijkt een lucratieve business. Het staat jullie vrij de fak af te huren op maandagavond. Voor meer info kun je eens gaan zien op de ik-wil-de-fakbar-huren-site.
  • Zichtbaarheid voor bedrijven aanbieden op jullie activiteiten (lees ook het deel Voorwaarden).
Het geld dat je met deze activiteiten verdient, komt op jullie jaarrekening en daarmee mag je doen wat je wil, zolang het maar om iets gaat voor iedereen van jullie jaar. De mensen die in hun eerste master zitten, nemen dat geld zelfs mee naar het volgende jaar!

Eventuele problemen

Als je op problemen zou stuiten bij het organiseren van je activiteit kan je ook altijd een beroep doen op de ervaring van VTK. We helpen je graag om de dingen te vinden die je nodig hebt. Daarvoor moet je gewoon een simpele mail naar me sturen en ik kijk wel voor een oplossing.

Conclusie

VTK wil er dus alles aan doen om jullie uit je schelp te lokken. Neem dus de rest van je richting of jaar op sleeptouw en maak er een onvergetelijk jaar van! Daarbij helpt VTK je graag.

Mattias (vicevtk.be)

Voorwaarden

Het gebruik van de ondersteuning van VTK is wel verbonden aan enkele voorwaarden. Bedrijven mogen jaarwerkingen alleen sponsoren onder de vorm van zichtbaarheid. Voor alles wat met recruitment te maken heeft, dient het bedrijf doorverwezen te worden naar VTK Bedrijvenrelaties.
Dit houdt concreet in:

  • Logo's op affiches, spandoeken op een activiteit, een vat gesponsord in naam van een bedrijf,... zijn geen probleem;
  • Geen rechtstreeks contact met mensen van bedrijven;
  • Geen voorstelling van vacatures;
  • Geen bedrijfspresentaties op activiteiten;
  • Gebruik van mailinglijsten voor jaren is toegestaan zolang de inhoud niet in strijd met de voorwaarden is.
Als er twijfels zijn mag je altijd de vice om raad vragen.

Indien er niet voldaan wordt aan de voorwaarden, vervallen de voordelen als een VTK Jaarwerking. Dit houdt in dat een jaarwerking geen VTK-subsidie ontvangt en dat alle ondersteuning van VTK aan ledenprijs wordt verrekend. Eveneens houdt dit in dat VTK niet aansprakelijk gehouden kan worden voor financiële risico's en dat de activiteiten van de jaarwerking niet verzekerd zijn. Organisatoren van jaarwerkingen zijn dan dus persoonlijk aansprakelijk.
Dus hou er rekening mee dat er nog veel meer kosten en verantwoordelijkheden aan verbonden zijn wanneer je beslist je jaarwerking los te koppelen van VTK.

Mattias (vicevtk.be)